Beherrschen der eigenen Zeit
Sie haben Ihren Alltag perfekt durchstrukturiert und sind hocheffizient, aber dennoch zum Jahresrückblick unzufrieden? Oder Ihr Kopf und Pult laufen voller Ideen über? Setzten Sie Ihre besten Potentiale tatsächlich um? Dieser Artikel beleuchtet die Möglichkeiten eigene Ansprüche aus verschiedenen Lebensbereichen effektiv aufeinander abzustimmen und ausgeglichen zu priorisieren.
Im LeaderTraining reflektieren sie Ihre eigenen Werte im Hinblick auf ihre aktuellen Zeitmanagement-Fähigkeiten, lernen eine Time-Boxing-Methode kennen, die es Ihnen erlaubt Lebens-, Jahres- und Wochenziele zu harmonisieren und erhalten wertvolle Hinweise zu modernem Zeitmanagement und empfehlenswerter Software.
Die wichtigsten Punkte für die Priorisieren der Zeit im Einklang mit eigenen Werten:
Fünf-Stufen-Modell
«Der Psychologe Hilarion Petzold beschreibt die Identität einer Person in fünf Säulen: Leiblichkeit, soziale Beziehungen, Arbeit und Leistung, materielle Sicherheit sowie Werte und Ideale. Sind diese Säulen stabil, verfügt der Mensch in der Regel über die notwendigen Ressourcen, um die stetigen Herausforderungen im Leben zu meistern. Das Modell eignet sich dazu, die Stabilität der einzelnen Säulen zu erfragen und abzubilden.» (KAPO ZH, 2019) Somit sollte in einem ersten Schritt jeder Teilnehmer über die Zusammenstellung seiner fünf Säulen reflektieren.
Lebensziele und Jahresplan
Basierend auf dem Fünf-Stufen-Modell entstehen die Lebensziele, die «Big 5». Diese Lebensziele entwickeln sich im Verlauf des Lebens weiter, verändern sich oder können umgeformt werden. Zur Erfüllung der Lebensziele, werden jährlich Sub-Ziele definiert, welche innerhalb des Jahres erreicht werden sollen. Dabei muss nicht in jedem Jahr jedes Lebensziel vertreten sein. Wenn beispielsweise die Säule «soziale Beziehungen» vernachlässigt wird und die Säule «Arbeit und Leistung» überwiegt, können «soziale Beziehungen» priorisiert und zwei Jahresziele definiert werden und «Arbeit und Leistung» wird keines zugewiesen. Diese Jahresziele können zudem weiter in fünf Teile à 10 Wochen runtergebrochen werden. In jeder Iteration soll etwas substanzielles für die Erreichung des Jahresziels geleistet werden.
Wochenziele
Die 10 Wochen-Intervalle können weiter in Wochenziele unterteilt werden. Diese Wochenziele orientieren sich an den Iterationszielen. Die letzten zwei Wochen werden jeweils für die Planung der nächsten 10 Wochen aufgewendet.
Tagesplanung, Time-Blocking & Time-Boxing
Für die genaue Tagesplanung empfiehlt es sich, mit Time-Boxing oder Time-Blocking zu arbeiten. Dabei geht es jeweils darum, Aktivitäten feste Zeiträume zuzuweisen. Beim Time-Blocking wird Zeit für eine Aktivität strikt reserviert und am Ende wird evaluiert, ob die Aufgabe im Zeitraum erledigt werden konnte. Wenn nicht, wir der Aufgabe beim nächsten Mal mehr Zeit zugewiesen. Das Time-Boxing beinhaltet die Begrenzung der Zeit, die für diese Aktivität aufgewendet werden darf und wenn der Slot abgelaufen ist, wird der Task unterbrochen und im nächsten dafür geblockten Zeitraum weitergeführt. Die 80/20 Regel muss bei diesem Ansatz ausgeklammert werden, denn nicht alles kann immer in einem Zeitblock erreicht werden.
Quelle: KAPO ZH. (2019). Identität und Persönlichkeit Gesprächsführung anhand des Fünf-Säulen-Modells. Zürich: Kantonspolizei Zürich, Präventionsabteilung.
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Online: 13. Januar 2021
Online: 7. Dezember 2021
Anna Wenger
Inhaberin & Senior Business Analyst
Begeistert sich für Business Analyse, Projektmanagement & Veränderungsmanagement